أتمتة عمليات الموارد البشرية

المقارنة

الهدف إعادة وقت الموارد البشرية إلى الموظفين لا الاستغناء عن أدوارها.

كيف ننفذها

1. 1

   حصر الطلبات

   سرد ما يطلبه الموظفون فعلًا من الموارد البشرية وتكرار كل طلب.

2. 2

   اختيار الأعلى حجمًا

   البدء بالطلب الذي يستهلك أكبر وقت، وغالبًا الخطابات وطلبات المستندات.

3. 3

   تأكيد السياسة والقوالب

   الاتفاق على قواعد الاعتماد وقوالب المستندات بالعربية والإنجليزية عند الحاجة.

4. 4

   التكامل مع النظام المرجعي

   الربط بنظام الموارد البشرية لتُقرأ بيانات الموظف من مكان واحد لا أن تُكرَّر.

5. 5

   أتمتة الطلب حتى الإصدار

   تنفيذ المسار كاملًا: الطلب والاعتماد والإنشاء والتسليم والحفظ.

6. 6

   الإتاحة والقياس

   إتاحة الخدمة للموظفين وتتبع زمن الإنجاز والأحجام المعالجة.

قيود يجب أخذها في الحسبان

• تعكس الأتمتة سياستكم؛ والسياسة غير المتسقة تنتج أتمتة غير متسقة.
• جودة بيانات الموظفين تحدّ كل ما يليها بما في ذلك الخطابات والتقارير.
• بعض أنظمة الموارد البشرية تقيّد التكامل، ما يشكّل حدود الممكن.
• تبنّي الموظفين يحتاج تواصلًا لا نظامًا يعمل فحسب.

أخطاء شائعة

• أتمتة إصدار الخطابات مع ترك الاعتماد السابق لها يدويًا.
• إهمال تجربة الموظف، فيستمر الناس بمراسلة الموارد البشرية بدل استخدام الخدمة.
• تكرار بيانات الموظفين في أداة جديدة بدل التكامل مع النظام المرجعي.
• إغفال المستندات ثنائية اللغة، وهو مهم للخطابات التي يجب أن تتوفر بالعربية.

الأمان والحوكمة

• بيانات الموظفين بيانات شخصية: الوصول مقيد بالدور وكل وصول مسجَّل.
• تُنشأ المستندات وتُحفظ داخل بيئتكم لا تُصدَّر إلى طرف ثالث لتشغيلها.
• يُسجَّل الاعتماد والإصدار بالهوية والوقت للتدقيق.
• يمكن استثناء الحالات الحساسة من الأتمتة كليًا وتوجيهها إلى موظف بحسب السياسة.

أدلة في هذا الموضوع